| 3.1 业务接洽
3.1.1 业务接洽是翻译服务企业的窗口，应在明显的位置摆放本企业（机构）的营业执照、税务登记等相关文件。业务接洽人员应熟悉本企业（机构）工作流程，服务内容，收费标准，服务周期，企业业绩等诸方面内容。业务接洽人员应敬业诚实，着装得体，语言文明，尽可能满足用户的询问和咨询。
3.1.2 业务接洽应分成若干类。门市业务接洽过程是充分了解用户意图的过程，要详细记录：用户的全称，联系方式，业务的语种和译成何种文字，译件使用的目的，双方认同的计字方法，约定的收费价格，译制的周期，成品的规格和质量要求，专有和特殊的术语（如果用户提供的话），准确的称谓，（这在公正翻译时尤为重要），预付的译费，原件和/或参考件的页数，译件的标识（在后文中详述）等，记录单上应要求用户签字确认。大宗或批量业务签定合同或协议书，合同或协议书应包括以下内容：
－用户的全称；
－用户的联系方式（电话、手机、传真、地址、邮编、E-mail等）；
－约定的翻译内容（语种、项目、周期）；
－约定的交件型式；
－约定的质量内容；
－约定的保密条款；
－约定的收费内容（计字方法、分项单价、图表的计字方法等）；
－约定的付款方式。
3.1.3 额外的服务
如果用户希望获得额外服务应与翻译服务企业（机构）协商，额外服务有：
* 为用户编写专业术语；
* 图形设计（包括图片、公式、表格）；
* 图纸处理（A3#以上大图的填字、缩放等）；
* 版式加工；
* 制作版样，印刷；
* 用非Word的其他软件处理文档。
额外服务的收费不含在翻译费内，需另行结算。
3.1.4 署名权、著作权
用户必须向翻译服务企业（机构）明确译文的用途和使用对象，按双方的约定使用译文。无约定的情况下，译文的著作权，人格权中的署名属翻译服务企业（机构）所有。
3.1.5 原文背景和专业术语
用户希望使用某种特写的术语，则应为翻译提供相应的资料。
用户必须向翻译提供相关的资料和信息，以在最大程度上支持翻译的工作。提供的资料和支持包括下列各个方面：
* 专业文献；
* 专业术语；
* 难词释义和缩略词汇表；
* 相关的文字；
* 背景文字；
* 指定的特殊软件；
* 参观工厂或现场。
同时，用户必须为翻译提供有能力回答问题的联系人。
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